Last updated: 15 August 2025
This Privacy Policy explains how Fundacja Aktywny Senior i My (“Foundation”, “we”, “us”, “our”) processes your personal data when you use our website https://www.aktywny-senior.org.pl and our contact/recruitment forms (collectively, the “Service”). It also describes your rights under the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the safeguards we apply to protect your privacy.
1) CONTROLLER AND CONTACT
-------------------------
Controller: Fundacja Aktywny Senior i My
Address: ul. Okrzei 112, 42-300 Myszków, Poland
Privacy e‑mail: aktywnyseniorfundacja@gmail.com
Data Protection Officer: not appointed. For any privacy matters, please use the e‑mail above.
2) SCOPE
--------
This Policy applies to all visitors and users of the Service and to persons who contact us (e.g., via forms).
3) KEY DEFINITIONS
------------------
• “Personal data” – information relating to an identified or identifiable natural person.
• “GDPR” – Regulation (EU) 2016/679.
• “Processing” – any operation performed on personal data (collection, storage, erasure etc.).
4) LEGAL BASES FOR PROCESSING (GDPR Art. 6)
-------------------------------------------
We process personal data only when at least one legal basis applies:
• Consent – Art. 6(1)(a) GDPR (e.g., contacting you by e‑mail/phone, non‑essential cookies).
• Contract / pre‑contract measures – Art. 6(1)(b) GDPR (e.g., handling your application to volunteer).
• Legal obligation – Art. 6(1)(c) GDPR (e.g., accounting/archiving duties).
• Legitimate interests – Art. 6(1)(f) GDPR (e.g., security, basic statistics, operation and maintenance of the Service).
5) PURPOSES AND CATEGORIES OF DATA
----------------------------------
Depending on how you use the Service, we may process:
• Contact data: name, e‑mail, phone – to respond to your inquiry and stay in touch.
• Address data: street and number, postal code, city/province, country – to organise Foundation activities (e.g., volunteering), logistics and statistics.
• Additional form data: preferences, experience, consents.
• Technical/usage data: IP address, date/time, device/browser identifiers, basic visit statistics – to ensure security and operation of the Service.
• Cookies and similar technologies – see section 8.
Providing data is voluntary, but may be necessary to use certain functionalities (e.g., to receive a reply).
6) SOURCES OF DATA
------------------
As a rule, we receive data directly from you (form, e‑mail, phone). We may also obtain certain technical data automatically from your device when you use the Service (see section 8).
7) RECIPIENTS OF DATA
---------------------
Data may be disclosed only as necessary to:
• hosting and IT providers (servers, e‑mail, backups),
• tools used for forms and communications (e.g., e‑mail delivery),
• providers of mapping / address‑autocomplete tools if such features are enabled in the Service,
• advisors and legal service providers,
• public authorities when required by law.
We conclude data processing agreements with processors pursuant to Art. 28 GDPR.
8) COOKIES AND SIMILAR TECHNOLOGIES
-----------------------------------
We use only those cookies that are necessary for the proper functioning of the Service unless you consent to additional categories. Types:
• Strictly necessary – required to operate the website (legal basis: our legitimate interests and/or necessity to provide the Service).
• Functional/Preference – improve convenience, remember choices (legal basis: your consent).
• Analytics/Statistics – help us understand use of the Service (legal basis: your consent).
You can give/withdraw cookie consent at any time via your browser settings or our consent tool (where available). Disabling cookies may limit certain features.
9) TRANSFERS OUTSIDE THE EEA
----------------------------
As a rule, we do not transfer data outside the European Economic Area. If, in exceptional cases, such a transfer occurs (e.g., a provider located outside the EEA), we will apply GDPR safeguards (in particular Standard Contractual Clauses) and inform you where required by law.
10) RETENTION
-------------
• Data from contact/recruitment forms – up to 24 months from the last interaction or until consent is withdrawn, and longer only if required by law or necessary for the establishment/exercise/defense of claims.
• Accounting/tax records – for the period required by law.
• Basic technical logs – up to 12 months unless longer retention is necessary for security.
• Data processed on the basis of consent – until consent is withdrawn.
11) YOUR RIGHTS (GDPR Arts. 15–22)
----------------------------------
You have the right to: access; obtain a copy; rectification; erasure (“right to be forgotten”); restriction of processing; data portability; object to processing (including processing based on legitimate interests); withdraw consent at any time (without affecting the lawfulness of processing before withdrawal).
To exercise your rights, contact us (see section 1).
You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority. In Poland this is:
President of the Personal Data Protection Office (PUODO)
ul. Stawki 2, 00‑193 Warsaw, https://uodo.gov.pl
12) AUTOMATED DECISION‑MAKING
-----------------------------
We do not make decisions producing legal effects concerning you solely on the basis of automated processing, including profiling.
13) DATA SECURITY
-----------------
We implement appropriate technical and organisational measures to protect data against unauthorised access, loss, alteration or destruction.
14) CHILDREN’S PRIVACY
---------------------
The Service is not directed to children under the age of 13 and we do not knowingly collect their data.
15) CHANGES
-----------
We may update this Policy. We will publish the new version on the Service; material changes may also be communicated separately (e.g., banner, e‑mail – where applicable).
16) CONTACT
-----------
For privacy matters and to exercise your rights: aktywnyseniorfundacja@gmail.com
Data ostatniej aktualizacji: 15 sierpnia 2025
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Fundacja Aktywny Senior i My („Fundacja”, „my”, „nas”, „nasza”) przetwarza Twoje dane osobowe podczas korzystania z naszej strony internetowej https://www.aktywny-senior.org.pl oraz formularzy kontaktowych i rekrutacyjnych (łącznie „Serwis”). Opisujemy także Twoje prawa wynikające z RODO oraz środki, które stosujemy, aby chronić Twoją prywatność.
1) ADMINISTRATOR DANYCH I KONTAKT
---------------------------------
Administrator: Fundacja Aktywny Senior i My
Adres: ul. Okrzei 112, 42-300 Myszków, Polska
E-mail do spraw prywatności: aktywnyseniorfundacja@gmail.comInspektor Ochrony Danych: nie wyznaczono. W sprawach dotyczących ochrony danych prosimy kontaktować się pod powyższym adresem e‑mail.
2) ZAKRES ZASTOSOWANIA
----------------------
Polityka dotyczy wszystkich osób odwiedzających Serwis lub kontaktujących się z nami (np. przez formularz).
3) NAJWAŻNIEJSZE POJĘCIA
------------------------
• „Dane osobowe” – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie.
• „RODO” – rozporządzenie (UE) 2016/679.
• „Przetwarzanie” – każda operacja na danych (zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, usuwanie itd.).
4) PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA (art. 6 RODO)
----------------------------------------------
Przetwarzamy dane wyłącznie, gdy spełniona jest co najmniej jedna podstawa prawna:
• Zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (np. zgoda na kontakt e‑mailowy/telefoniczny, cookies nieniezbędne).
• Wykonanie umowy lub działania przedumowne – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (np. obsługa zgłoszenia do wolontariatu).
• Obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (np. archiwizacja, rozliczenia).
• Uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (np. zabezpieczenie roszczeń, statystyka podstawowa, utrzymanie i bezpieczeństwo Serwisu).
5) CELE PRZETWARZANIA I KATEGORIE DANYCH
----------------------------------------
W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać:
• Dane kontaktowe: imię i nazwisko, e‑mail, telefon – w celu odpowiedzi na zapytanie i bieżącego kontaktu.
• Dane adresowe: ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość/województwo, kraj – w celu organizacji działań Fundacji (np. rekrutacja wolontariuszy), logistycznym oraz statystycznym.
• Dane uzupełniające z formularzy: preferencje udziału, doświadczenie, zgody.
• Dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, data i czas, identyfikatory urządzenia/przeglądarki, podstawowe statystyki odwiedzin – w celu zapewnienia bezpieczeństwa i działania Serwisu.
• Cookies i podobne technologie – zgodnie z pkt 8.Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcji (np. odpowiedzi na zapytanie).
6) ŹRÓDŁA DANYCH
----------------
Co do zasady otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie (formularz, e‑mail, telefon). W ograniczonym zakresie możemy pozyskać dane techniczne automatycznie z Twojego urządzenia podczas korzystania z Serwisu (patrz pkt 8).
7) ODBIORCY DANYCH
------------------
Dane mogą być ujawniane wyłącznie w niezbędnym zakresie:
• dostawcom hostingu i usług IT (utrzymanie serwerów, poczta, systemy kopii zapasowych),
• narzędziom obsługi formularzy i komunikacji (np. wysyłka e‑maili),
• dostawcom narzędzi map / autouzupełniania adresów, jeśli te funkcje są aktywne w Serwisie,
• podmiotom świadczącym usługi doradcze i prawne,
• organom publicznym – gdy wymagają tego przepisy prawa.Z każdym podmiotem przetwarzającym zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.
8) COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE
--------------------------------
Stosujemy wyłącznie te pliki cookies, które są niezbędne do prawidłowego działania Serwisu, chyba że wyrazisz zgodę na dodatkowe kategorie. Rodzaje:
• Niezbędne – wymagane do działania strony (podstawa: nasz uzasadniony interes i/lub niezbędność do świadczenia usługi).
• Funkcjonalne i preferencji – ułatwiają korzystanie, zapamiętują wybory (podstawa: Twoja zgoda).
• Analityczne/Statystyczne – pomagają zrozumieć korzystanie z Serwisu (podstawa: Twoja zgoda).Zgody na cookies możesz w każdej chwili udzielić/wycofać w ustawieniach przeglądarki lub poprzez nasz mechanizm zgód (jeśli dostępny). Wyłączenie cookies może ograniczyć niektóre funkcje.
9) PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG
--------------------------------
Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli wyjątkowo doszłoby do takiego przekazania (np. usługodawca z siedzibą poza EOG), zastosujemy odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO (w szczególności standardowe klauzule umowne) i poinformujemy Cię o tym, o ile przepisy prawa tego wymagają.
10) OKRES PRZECHOWYWANIA
------------------------
• Dane z formularzy kontaktowych/rekrutacyjnych – do 24 miesięcy od ostatniej interakcji lub do wycofania zgody, a dłużej tylko jeśli wymagają tego przepisy lub jest to niezbędne do ustalenia/doch. roszczeń.
• Dane dla celów rozliczeniowych/księgowych – przez okres wymagany prawem.
• Podstawowe logi techniczne – do 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne dla bezpieczeństwa.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.
11) TWOJE PRAWA (art. 15–22 RODO)
---------------------------------
Masz prawo do: dostępu do danych; otrzymania kopii; sprostowania; usunięcia („bycia zapomnianym”); ograniczenia przetwarzania; przenoszenia danych; sprzeciwu wobec przetwarzania (w tym wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie); wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem).Aby skorzystać z praw – skontaktuj się z nami (patrz punkt 1).Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, https://uodo.gov.pl
12) ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI
----------------------------------------
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie.
13) BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
-------------------------
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub zniszczeniem.
14) PRYWATNOŚĆ DZIECI
---------------------
Serwis nie jest skierowany do dzieci poniżej 13 roku życia i świadomie nie zbieramy ich danych.
15) ZMIANY POLITYKI
-------------------
Możemy aktualizować niniejszą Politykę. O zmianach poinformujemy przez publikację nowej wersji w Serwisie; istotne zmiany mogą być dodatkowo komunikowane (np. baner, e‑mail – jeśli dotyczy).
16) KONTAKT
-----------
W sprawach prywatności i realizacji praw: aktywnyseniorfundacja@gmail.com
